Fuente: José Luis Naranjo Aguíñiga / David Herrera Ramos

Las auditorías a obras públicas son un proceso natural que realizan los Órganos de Control, tanto Interno como Externo, para verificar la correcta aplicación de los recursos públicos. Por ello los contratistas, como ejecutores de obras de infraestructura en las administraciones públicas, deben prepararse y estar conscientes en caso de que sus contratos sean elegidos para alguna revisión.

 

 

Las auditorías a las que se someten las empresas constructoras en Guanajuato pueden generar incertidumbre y estrés. Sin embargo, con un conocimiento adecuado de la normativa en materia de fiscalización, así como de obra pública y servicios relacionados, sus reformas y normativa relacionada o vinculante, es posible enfrentarlas con mayor tranquilidad y seguridad.

Los retos de los Contratistas.

Los retos que enfrentan los contratistas ante la fiscalización causan un desgaste innecesario. Establecer una adecuada comunicación es el puente hacia una mejor atención en la fiscalización. Uno de los primeros desafíos es la responsabilidad asumida al desarrollar obra pública, pues sabemos que “el desconocimiento de la norma no te exime de las responsabilidades”. Los contratistas, dada la naturaleza de su trabajo, en muchas ocasiones desconocen las normas que rigen los procesos de fiscalización y el desarrollo de la construcción, pero esto no los exime de su cumplimiento.

 

La complejidad de la normativa también genera estrés en los contratistas. La Ley de Fiscalización Superior y su reglamento son documentos extensos y técnicos, así como su vinculación con normatividad complementaria.

 

La necesidad de actualizar las disposiciones de fiscalización, genera una red de relaciones entre diversas normas que fortalecen las actividades de revisión sobre la correcta ejecución de los recursos destinados al desarrollo de la infraestructura pública y al combate a la corrupción. Los contratistas a menudo pasan por alto este aspecto que incide en su trabajo, descuidando los mecanismos que les ayudan a cumplir.

 

La falta de familiaridad con los procesos de fiscalización también influye en la formulación de hallazgos. Si bien la fiscalización se dirige hacia la administración pública, ésta no comunica a los contratistas que son partícipes de ejercicios de fiscalización, ni cómo deben actuar en ellos.

 

 

Por otro lado, la carga administrativa del ente fiscalizado y la actividad sustantiva de la empresa constructora hacen que se perciba la fiscalización como una carga innecesaria y molesta que se puede relegar. La integración inadecuada de los expedientes de obra puede convertir la recopilación y presentación de la documentación en un proceso tedioso. Atender los requerimientos de una auditoría, así como destinar tiempo y personal para despejar las dudas del equipo auditor, es una actividad que distrae del objetivo empresarial; sin embargo, se lleva a cabo a pesar de la molestia que genera.

La fiscalización, por partes.

Para familiarizar a los contratistas con el trabajo de fiscalización, es importante destacar que se integra por cinco etapas clave: inicio, planeación, ejecución e informe.

En la etapa de inicio, la Auditoría Superior del Estado de Guanajuato notifica al ente fiscalizado sobre el inicio de la auditoría. Los sujetos fiscalizados son los poderes del Estado, los 46 Ayuntamientos, los organismos autónomos y las entidades paraestatales y paramunicipales y cualquier particular que ejerza recursos públicos. Se les indica qué tipo de auditoría se efectuará y los alcances de la misma.

 

A continuación, la planeación tiene por objetivo que la auditoría defina el alcance y los objetivos de la revisión. En este proceso se definen las obras o servicios relacionados que serán objeto de auditoría, y sería el momento oportuno para que el ente fiscalizado (contratante) comunique al contratista sobre la auditoría en su obra. Lo anterior, con la finalidad de que preparen a su personal, ya que en la mayoría de los casos las acciones a revisar fueron ejecutadas en el año anterior y ya no se tiene información fresca y a mano para resolver las dudas del equipo auditor.

En la etapa de ejecución, los auditores realizan un análisis documental-físico y, en su caso, algunas pruebas de laboratorio. En este proceso, debe existir una comunicación asertiva entre contratante y contratista, con el fin de proporcionar respuestas al proceso de fiscalización, sin dejar lugar a dudas al ente fiscalizador sobre la correcta ejecución de los trabajos, con la calidad, material y técnicas de construcción adecuados y conforme al contrato realizado. En ocasiones, los alcances de la obra no son correctamente reflejados en las estimaciones, lo que sesga la valoración del auditor. A su vez, en campo no se hace mención de ello, lo que genera hallazgos que deben y pueden aclararse posteriormente, lo que incide nuevamente en los recursos del contratista. Esto es debido a que, tanto el contratista como el contratante estuvieron en el sitio y durante la ejecución de los trabajos, mientras que el auditor sólo revisa lo plasmado por los principales actores.

 

Posteriormente, en la etapa de informe, se hace oficialmente de conocimiento al ente fiscalizado de los hallazgos y las recomendaciones. Sin embargo, no se trata de una opinión definitiva, lo que indica que el proceso de fiscalización no ha terminado y aún hay procesos por realizar, en los que tanto contratante como contratista deben realizar un análisis técnico-normativo para refutar la conclusión de la entidad de fiscalización, dando respuestas a dudas y falta de información que los llevaron a dicha conclusión.

 

Finalmente, en la etapa de solventación, el ente fiscalizado tiene un plazo para solventar las observaciones. La oportuna y adecuada comunicación entre el ente fiscalizado y sus contratistas permitirá brindar la información documental suficiente y pertinente que desvirtúe la conclusión de la auditoría y se desestime la determinación de responsabilidades. El contratista mantiene en todo momento el derecho de seguir aportando elementos que ayuden a cambiar la percepción del auditor.

Una oportunidad en recursos

 

Como se ha visto, la participación del contratista de obra pública en los actos de fiscalización ayuda a una mejor atención y solventación de los hallazgos de auditoría, y reduce el estrés de los constructores. Sin embargo, esto genera un ejercicio de recursos del contratista que no se tiene en cuenta en los presupuestos, por lo que podría considerarse un porcentaje de costos indirectos en el rubro de honorarios, ya que son imponderables de tiempo en el apoyo al contratante en caso de contingencias como acompañamientos ante instancias normativas como la Comisión Federal de Electricidad, la CONAGUA, la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas, los Órganos Internos de Control, y las entidades de Fiscalización Superior como la ASF o la ASEG en Guanajuato.

 

Cómo contestar.

Además de dar respuesta en la etapa de solventación, el contratista tiene el derecho de presentar alegatos y pruebas. Durante la etapa de ejecución, pueden presentar información relevante de la obra o servicios relacionados que ayuden a atender y aclarar las dudas del sujeto fiscalizado y contratante. Ante los requerimientos de fiscalización, es conveniente solicitar aclaraciones y responder a los posibles hallazgos. En caso de no entender alguna observación del informe, es posible solicitar aclaraciones a la contratante o entidad fiscalizadora (OIC, ASF, ASEG, TJA), con el fin de emitir una respuesta adecuada conforme al proceso de fiscalización.

 

En determinadas circunstancias, es posible impugnar el informe. Si no están de acuerdo con los resultados de la auditoría, se tiene la opción de emitir un recurso de reconsideración del proceso ante la instancia fiscalizadora u órgano correspondiente en el proceso que corresponda, conforme al proceso de auditoría.

Cinco recomendaciones

para enfrentar las auditorías sin estrés.

A continuación, presentamos cinco recomendaciones que te pueden ayudar a atender con toda tranquilidad los actos de fiscalización de obras o servicios relacionados en los que has participado como contratista.

              1. Tener disposición y colaboración para realizar una auditoría tranquila: recuerda que es un proceso normal y siempre se toma el principio de presunción de inocencia.

              2. Conocer la normativa general de los procesos de fiscalización.

              3. Mantener una buena organización documental: tener a mano la documentación requerida por la auditoría.

              4. Ser proactivo, colaborar con la auditoría y proporcionar la información solicitada de manera oportuna.

              5. Contar con asesoría legal y técnica: buscar el apoyo de expertos en el tema.

 

 

 

Conclusión

Conocer los procesos de fiscalización internos y externos de la administración pública, así como sus etapas y reformas, ayuda a los contratistas a enfrentar sus auditorías de manera más tranquila. Además, tener acceso a herramientas y opciones les brinda mayor seguridad y tranquilidad. La CMIC proporciona apoyo a sus miembros con personal experto en fiscalización, ofreciendo cursos, asesorías, acompañamiento y respuestas a requerimientos tanto de las administraciones públicas contratantes como de los órganos fiscalizadores.